如何用巧妙的運(yùn)用ID卡讓企業(yè)管理輕松
發(fā)表時(shí)間：2018-04-26 10:46:51
單張的文印成本雖然很低，在現(xiàn)在的消費(fèi)水平下甚至低到讓人輕易忽視，但是由于大型企業(yè)巨大的文印量，文印成本積少成多，總量也十分巨大，而在不菲的文印成本背后，往往隱藏著大量的文印資源浪費(fèi)。在一些企業(yè)中，過(guò)度使用彩印、打印出的文件長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有人領(lǐng)取、文件錯(cuò)拿漏拿、重復(fù)打印等問(wèn)題層出不窮，而出現(xiàn)這些問(wèn)題的原因之一，正是由于缺乏一個(gè)可靠的文印認(rèn)證系統(tǒng)。
復(fù)合機(jī)刷卡打印功能的應(yīng)用正好能夠解決這個(gè)問(wèn)題。刷卡打印本身實(shí)現(xiàn)起來(lái)非常簡(jiǎn)單，復(fù)合機(jī)設(shè)備在安裝了讀卡器之后通過(guò)識(shí)別員工的
ID卡確認(rèn)打印者的文印權(quán)限。員工在電腦端發(fā)送打印命令之后，復(fù)合機(jī)并不會(huì)馬上開始打印，而是將文件預(yù)存，等待刷卡確認(rèn)之后開始進(jìn)行打印。這樣的設(shè)置，如果出現(xiàn)誤打則可以在刷卡前進(jìn)行取消，同時(shí)員工現(xiàn)場(chǎng)取走文件，避免了文檔的錯(cuò)拿與漏拿。
刷卡打印對(duì)于企業(yè)文印的管理有著巨大的輔助作用，管理員也可以通過(guò)復(fù)合機(jī)設(shè)備對(duì)于文印行為的記錄了解不同崗位之間具體的文印需求，從而進(jìn)一步了解并控制企業(yè)的文印成本支出。有研究表明，實(shí)施系統(tǒng)文印管理的企業(yè)整體文印成本能夠下降30%之多，刷卡認(rèn)證功能在其中就起著巨大而關(guān)鍵的作用。
在目前“大眾創(chuàng)業(yè)，萬(wàn)眾創(chuàng)新”的號(hào)召下，中小型創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊(duì)的數(shù)量越來(lái)越多，這類創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊(duì)往往選擇眾創(chuàng)空間作為他們棲身的港灣。在這樣的背景下，眾創(chuàng)空間在近年來(lái)也得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，規(guī)模和數(shù)量都明顯增加。
隨著眾創(chuàng)空間的不斷發(fā)展，一些問(wèn)題也開始困擾眾創(chuàng)空間的管理者們。由于眾創(chuàng)空間的特殊性質(zhì)，人員構(gòu)成相對(duì)復(fù)雜，相較于傳統(tǒng)寫字樓流動(dòng)性也相當(dāng)?shù)拇?，這就給整個(gè)眾創(chuàng)空間的辦公資源管理造成了較大的困難。
借助ID卡認(rèn)證系統(tǒng)，將所有在眾創(chuàng)空間辦公的人員收錄在后臺(tái)程序中，在眾創(chuàng)空間內(nèi)使用復(fù)合機(jī)、投影機(jī)、租用會(huì)議室等都可以通過(guò)刷卡進(jìn)行預(yù)約，避免了無(wú)關(guān)人員占用辦公資源的情況發(fā)生。同時(shí)，眾創(chuàng)空間管理者還可以及時(shí)得到辦公資源使用情況的具體反饋，及時(shí)合理調(diào)整辦公資源的分布。
其實(shí)，打卡和人性化管理并不矛盾?，F(xiàn)在人們工作壓力越來(lái)越大，不少企業(yè)為了讓員工能夠以更好的狀態(tài)工作，而開設(shè)了像是企業(yè)健身房，咖啡甜點(diǎn)屋，零食角這樣給員工提供福利的場(chǎng)所，而刷卡認(rèn)證在對(duì)于這些場(chǎng)所的管理上，毫無(wú)疑問(wèn)將起到重要的作用。
一個(gè)管理完善的企業(yè)，可以借助刷卡認(rèn)證系統(tǒng)將這類場(chǎng)所的使用情況記錄下來(lái)，在避免資源浪費(fèi)的同時(shí)，更好的對(duì)于這類服務(wù)進(jìn)行優(yōu)化，提升員工們的辦公幸福度。
最老生常談的問(wèn)題，還是信息安全
現(xiàn)在，大部分企業(yè)開始重視信息安全問(wèn)題，在整個(gè)辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中斥以巨資打造極其嚴(yán)密的信息安全保障系統(tǒng)，而復(fù)合機(jī)作為辦公網(wǎng)絡(luò)的重要組成部分以及企業(yè)的文檔處理中樞，自然也回受到嚴(yán)密的保護(hù)，設(shè)置層層防火墻保證其不受到黑客的攻擊是大多數(shù)企業(yè)的通行做法。
而人們往往會(huì)忽視來(lái)自身邊的，最為原始的威脅。曾有研究表示，目前網(wǎng)絡(luò)攻擊者通過(guò)突破復(fù)合機(jī)設(shè)備來(lái)竊取資料的額情況已經(jīng)在減少;而令人意外的是，企業(yè)信息泄露和文件遭遇竊取/丟失在很大程度上來(lái)自于在文印輸出端的誤拿和剽竊。這個(gè)結(jié)果可以說(shuō)是意料之外，情理之中。而刷卡認(rèn)證這類看似原始的方式卻能夠直接杜絕這類來(lái)自身邊的威脅，何樂(lè)為不為呢?
